en
+7 (495) 790-47-10 Складское хранение
+7 (495) 502-87-70 Услуги СВХ и таможенное оформление

Оцифровка и хранение архивов

Чтобы получить дополнительную информацию позвоните +7 (495) 502 87 70 или отправьте сообщение:

Перезвоните мне Меня интересует...
26.10.2020

Документооборот на складе или любом другом предприятии должен выполняться со строгим выполнением требований специальных методических рекомендаций, законов и приказов министерства финансов. Более того, хранение документов в архиве полностью регламентируется специальным Законом, а сроки хранения указаны в приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010 и составляют от года до бесконечности.

Естественно, что даже не у самых крупных компаний за годы работ накапливается множество документов, которые никак не могут быть размещены в офисных помещениях. Решением подобной задачи становится специальный склад, оборудованный в соответствии с выдвигаемыми нормативами требованиями по хранению архива. В отношении некоторых видов документов решить проблему помогает оцифровка. Однако в большинстве случаев инструкция по прежнему устанавливает сохранение документации, относящейся к учету, на бумажных носителях.

arhivnoe-hranenie-dokumentov_1.jpg

Документы для хранения

Архивируется любая бухгалтерская или юридическая документация. Размещению подлежат:

  • отчеты (налоговые в том числе) любого вида;

  • рукописная документация;

  • договора, соглашения, другие документы физических и юридических лиц.

Компания, предоставляющая помещение под временный или постоянный архив, обеспечивает стеллажи, ящики, шкафы для хранения документов, в том числе и бумаг нестандартного размера.

Режим хранения архивов

Хранение документации строго регламентировано, существуют обязательные правила хранения документации в архивах. Оно осуществляется на стеллажах в специально оборудованных боксах. В помещении архива поддерживается теплый и сухой микроклимат. Коробки, в которых содержатся бумаги, плотно закрываются и защищают их от попадания прямого солнечного цвета. Условия хранения должны полностью исключать попадание влаги и другие ситуации, которые могут привести к деформации бумаги, размытие или выцветание записей, появление плесени. Также в подобных помещениях не должно быть сквозняков.

Документация, передаваемая в архив, должна быть отсортирована по назначению и применению в определенном порядке (по дате выпуска, алфавиту и т.д.).

Преимущества использования склада под архив

К достоинствам использования специальных складов относятся:

  1. Экономия - предприятию не требуется создавать специальные условия и выделять отдельные помещения. Склады для хранения архивов рассчитаны на обслуживание большого количества клиентов, поэтому отдельным пользователям дешевле пользоваться ими, чем организовывать собственные хранилища, отвечающие необходимым режимам.

  2. Качество хранения - в таких помещениях не накапливается грязь и пыль, документы не требуют дополнительной очистки, а за их состоянием следят пользователи склада.

  3. Длительность использования - специальный склад можно использовать как временный архив, так и в течение многих лет;

  4. Защита данных - кроме хранения собственник помещений отвечает и за сохранность документации, к ней не имеют доступа третьи лица, а доступ непосредственно к архивным бумагам предоставляется только доверенным лицам, назначенным клиентом.

ГК “Севертранс” оказывает весь комплекс складских услуг, включая и предоставление складов под архив.


Возврат к списку