Какое хранение называется ответственным, и за что отвечает склад

Что такое ответственное хранение

Ответственное складское хранение — услуга, предоставляемая логистическими компаниями или специализированными складами по хранению товаров клиента с обеспечением должных условий и полной безопасностью продукции, включая контроль параметров хранения, важных для сохранения качества конкретной категории товаров.

Логистический оператор, принимая товары на хранение, берет на себя ответственность за сохранность продукции, неизменность характеристик и количества товара,  берет на себя складская организация, которая должна соблюдать требования к инфраструктуре и внутренним процессам склада, связанных с приемкой, размещением, хранением и выдачей продукции.

Для организации эффективного складского учета, мониторинга и управления запасами складские организации используют современные технологии и методы. При этом склад несет ответственность за любые потери или повреждения товара, возникающие во время его нахождения на складе.

Основные процессы и задачи, входящие в услугу ответхранения

Приемка товара. Этот этап регулирует поступление продукции на склад, включая проверку соответствия количественных и качественных характеристик, указанных в сопроводительных документах заказчика. 

Размещение и складирование. Процесс рационального распределения продукции на территории склада с учетом типа, размера и других характеристик позволяет оптимизировать дальнейшую работу с товаром.

Обеспечение условий ответственного складского хранения. Управление средой, в которой находится товар, например поддержание определенного температурного режима и влажности является критичным для сохранности продукции, особенно для пищевых и медицинских товаров.

Сборка и комплектация заказов. Для успешного выполнения этой задачи требуется точность и согласованность действий работников склада, обеспечивающих своевременное и правильное комплектование продукции перед отгрузкой.

Оформление сопроводительных документов и отгрузка продукции. На этом этапе формируются документы для транспортировки товара, после чего осуществляется его передача транспортным компаниям или получателю.

Обязанности склада при ответственном хранении

Ответственное хранение грузов возлагает на склад ряд обязанностей, включая:

• приемку и контроль качества поступающего на склад имущества на соответствие заявленным характеристикам и целостности упаковки;

• обеспечение сохранности продукции в течение всего срока хранения с использованием современных систем видеонаблюдения и сигнализации;

• контроль за соблюдением условий хранения, таких как температура и влажность, что особенно важно для особо чувствительных категорий товаров;

• согласованную работу всех подразделений, от грузчиков до логистов, для поддержания высокого уровня сервиса по обработке заказов на выдачу продукции;

• эффективную инвентаризацию с минимальными отклонениями в учете, регулярные проверки остатков, ведение актуальной документации и использование современных цифровых систем управления складом.

Ответственное хранение — комплексное решение, направленное на поддержание и увеличение операционной эффективности в управлении запасами клиентов, минимизацию рисков порчи или утери товара, что делает его привлекательным для бизнесов различных масштабов.

Основные этапы ответственного хранения:

1. Приемка товара 

На данном этапе ответхранения осуществляется выгрузка продукции, ее проверка на соответствие предъявленной документации для того, чтобы убедиться в соответствии качества и количества товаров условиям, указанным в договоре.

2. Размещение на складе и ведение учета с использованием современных IT-систем

Этот этап в значительной мере определяет дальнейшую эффективность управления складскими запасами. Современные IT-системы помогают эффективно и точно вести учет и определять местонахождение товаров на складе. С их помощью можно быстро и точно отслеживать продукцию, сокращая время на поиск и минимизируя вероятность ошибок.

3. Комплектация и сборка заказов

Этап включает в себя выбор необходимых единиц продукции, их группировку в полном соответствии с заявками клиентов и подготовку к дальнейшей отправке, что требует сосредоточенности и внимания к деталям.

4. Отгрузка и оформление необходимых документов.

На этом этапе ответственного складского хранения продукция покидает склад, и на сотрудников ложится ответственность, чтобы все необходимые документы были оформлены надлежащим образом для проведения дальнейших операций и в целях соблюдения правовых требований.

Ответственность склада за сохранность товара и порядок взаимодействия с клиентом

Склад ответственное хранение берет на себя обязательства по сохранности товаров клиента. Он обязуется соблюдать все правила безопасности, предписанные законодательством, а также внутренними нормативами компании. В случае несоблюдения этих обязательств, склад несет юридическую ответственность перед клиентами.

Гарантии, предоставляемые складом, включают в себя страхование товаров на период хранения, что обеспечивает дополнительный уровень защиты. Клиенты могут быть уверены в том, что их товар под надежной охраной и в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, они получат компенсацию.

Ответхранение товара предполагает четко отработанную систему взаимодействия с клиентами и высокий уровень обслуживания для создания долговременных партнерских отношений, что выгодно обеим сторонам.

Порядок взаимодействия с клиентом организован таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность и прозрачность всех процессов. Работа с клиентом начинается с оформления документов, которые подтверждают и фиксируют все условия соглашения между складом и клиентом: товарно-транспортных накладных, сертификатов качества или соответствия, договора хранения и др. 

Кому подходит услуга ответственного хранения? 

Юридические лица и компании, которые стремятся сосредоточиться на основном виде деятельности, могут полагаться на услугу ответственного хранения для эффективного управления запасами. Это особенно важно для компаний, которые сталкиваются с ограничениями по складским площадям или желают существенно снизить затраты на содержание собственного складского хозяйства.

Предприятия-производители, которые регулярно сталкиваются с необходимостью хранения продукции до момента отгрузки потребителю или промежуточному дистрибьютору, найдут в организации, предоставляющей услугу ответхранения, надежного партнера. Это особенно актуально для производств сезонного характера, когда объем выпускаемой продукции подвержен колебаниям, а также для предприятий, стремящихся к минимизации капитальных вложений в собственные складские мощности.

Логистические операторы и поставщики рассматривают ответственное хранение как неотъемлемую часть цепочки поставок, позволяющую обеспечить бесперебойную доставку товаров конечному потребителю. Используя сервисы ответственного хранения, они могут оптимизировать маршруты доставки, поддерживать необходимый уровень запасов и реагировать на изменяющиеся потребности рынка. 

Преимущества ответственного хранения

1. Снижение рисков, повышение безопасности и контроль над состоянием груза. Внедрение сложных систем безопасности, таких как видеонаблюдение, контроль доступа и регулярные проверки, позволяют минимизировать вероятность несанкционированного доступа и предотвратить угрозы со стороны внешних и внутренних факторов.

2. Эффективное управление запасами и оптимизация складских процессов. Использование современных информационных технологий: адресное хранение, системы управления складом -  обеспечивает своевременное отслеживание движения товаров, что позволяет компаниям быстрее реагировать на изменения спроса, избегать излишков, пересорта или дефицита продукции. Это, в свою очередь, способствует снижению затрат на хранение, минимизации ошибок при сборке и повышение общей эффективности логистической цепочки.

3. Гибкость и возможность масштабирования в зависимости от нужд клиента. Склады ответхранения товара предоставляют клиентам уникальные преимущества, позволяя адаптировать услуги под конкретные требования и сезонные колебания. Компании могут увеличивать или уменьшать объемы хранения в зависимости от текущих нужд, что особенно актуально для бизнеса, стремящегося к оперативному реагированию на изменение рыночной ситуации.

Этапы оформления

Рассмотрим ключевые этапы оформления сотрудничества со складом ответственного хранения для обеспечения клиентам максимального удобства и безопасности: договор, приемка, размещение продукции, мониторинг.

1. Заключение договора между клиентом и оператором склада. На этом этапе тщательно обсуждаются и формулируются условия сотрудничества, включая объемы хранения, сроки, стоимость и уровень ответственности сторон и момент перехода рисков порчи или утраты. Такой договор является основой долгосрочных и взаимовыгодных отношений, обеспечивая правовую защиту обеих сторон.

2. После подписания договора начинается процесс приемки товаров на склад с тщательной проверкой состояния и количества принимаемой продукции. Приемка и хранение грузов на складе осуществляется с использованием современных технологий сканирования и инвентаризации, что позволяет оперативно фиксировать поступление новых партий и минимизировать человеческий фактор. Завершение приёмки фиксируется оформлением акта МХ1.

3. Грамотное размещение товаров в складских помещениях происходит исходя из характеристик товаров и их планируемого срока хранения. При этом учитывается специфика продукции, будь то температурные требования, уровень требуемой безопасности, специфика последующего подбора: штучная сборка, коробочная или паллетная.

4. Завершающий этап — постоянный мониторинг состояния хранящихся товаров. Он включает в себя регулярное обновление данных в системе управления складом, мониторинг температурных режимов, контроль соблюдения сроков хранения и своевременная отчетность перед клиентом, циклическая и периодическая инвентаризации. 

Благодаря современным технологиям и автоматизации процессов, оператор склада обеспечивает высокую степень прозрачности и надежности на всех этапах долгосрочного хранения.

Основные документы и информация, необходимые для оформления

1. Договор ответственного хранения: Это основной документ, заключаемый между владельцем склада и клиентом, устанавливающий условия, права и обязанности обеих сторон.

2. Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей по Форме № МХ-1, который составляется на основании договора. В нем указана информация о количестве товаров и их состоянии.

3. Сертификаты качества или соответствия, подтверждающие, что продукция соответствует заявленным стандартам и нормам.

4. Доверенность, выданная хранителю и подтверждающая его право на выдачу груза и подписи.

5. Счета на оплату хранения и других услуг.

При оформлении продукции на склад ответхранение клиентам важно предоставить полную и информацию для эффективного управления и контролем за состоянием имущества:

• описание продукции: информация о наименовании товаров, количестве, упаковке и массе товаров для корректного размещения на хранение, периодичности пополнения стока;

• условия хранения: специальная информация о температурных режимах, влажности и других требованиях для сохранности продукции;

• срок хранения: указание временного периода, на который продукция будет находиться на складе;

• контактные данные лица, ответственного за продукцию, для оперативной связи в случае возникновения вопросов или необходимости уточнения информации.

В условиях современного рынка, где конкуренция неуклонно растет, компании стремятся оптимизировать свои процессы, минимизировать риски и улучшить клиентский опыт для своих покупателей. Услуга ответственного хранения дает предпринимателям уникальные возможности для оптимизации бизнес-процессов и снижения затрат, становясь востребованной среди компаний различных секторов экономики, стремящихся к устойчивому росту и развитию.